2015年9月アーカイブ

取引先の人が交通事故で入院という知らせが入ったなら、事故当日は病院に出向くことは避け、数日、経ってから出向くのが賢明でしょう。

病院では、取引先の会社の人、家族などが、混乱の極みになっています。

こんな状態の中を、身内でもない者が病院にかけつけてきても、先方の家族に余分な負担をかけるだけです。

事態が落ち着いて、ケガの様子なども詳しくわかったあと、ゆっくり見舞いに行くのがスマート。

加害者の立場の場合は遠慮する職場の上司、同僚の交通事故にはなにをおいても病院にかけつけるのがよいのですが、とくに、取引先の交通事故の場合などには、見舞いに行かない方がよいこともあります。

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マナーにかなった名刺交換

出勤する前、あるいは社外に出かけるときには、新しい名刺を六~七枚は名刺入れに用意しておきます。

とくに、初対面の人と会う約束のときなどは、すぐに取り出せるように準備しておきます。

いざ名刺交換というとき、先方が名刺を差し出して待っているのに、名刺入れを探したり、あげくに「あいにく、名刺の持ち合わせがありませんので......」などというのは、ビジネスマンとして失格と心得ておきます。

名刺は、社会人としての自分自身の分身、証明書でもあります。

常に、新しい名刺を用意しておくことが肝心です。

名刺は名乗りながら右手で渡す名刺は、目下の人から先に差し出すのが原則とされます。

名刺を右手に、先方がすぐ読めるよう相手に向けて「××会社の○○と申します。よろしく」のように、ハッキリ、所属、氏名を名乗って、相手の目を見つめながら会釈して渡すようにします。

名刺の交換には、必ず立ち上がって受け渡しをすることが原則で、相手が立っているのに、こちらは座ったままというのは、傲慢な印象を与えます。

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来訪の約束のある客はもちろん、突然の来訪者でも、面会するとした以上、待たせないことが原則です。

もし、何かの都合で来客を待たせたときは、ドアをノックして応接室に入ってから、待たせたことの非礼を丁重にわびてから用件に入ります。

なにごとも最後が肝心です。

用談の場合も、話が終わったら、エレベーターまで、あるいは出口まで、訪問者をきちんと見送ってしめくくります。

これが、訪問者への礼儀でもあるのです。

面談中、ことばには注意しても足を組んだり、腕組みなどの非礼には案外気づかない人があるので注意したいもの。

タバコも、遠慮するのが無難です。

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酒の席での粗相

社内の人相手に飲んで、暴れてしまった、座をシラケさせてしまった......という場合。

翌日からの会社生活は針のムシロ。

もちろん、猛烈に反省していることを皆に伝えておかなくてはなりません。

が、この場合は本人は辛くても、周りの人は楽しんでいることが多いようです。

これも、身内意識のはたらきのようなものでしょう。

しかし、これが接待のとき、まして初対面の相手だとしたら事態は深刻です。

とくに自分のペースがつかめないうちは、勧められるままにアルコールを受けて、気がついたら取り返しがつかないことになっていた、ということがよくあります。

この場合も、ひたすらに謝罪することが第一。

それも電話では相手の顔が見えないからいけません。

「いや、いいんだよ」と言われて本人はほっとしても、相手は内心、ものすごく怒っているかもしれないのです。

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進行は時間との勝負。

次の予定が決まっている出席者のため予定終了時刻は守りたいものだ。

議論が煮詰まったとき、その場で結論を出すか、保留にして再び討議するかを決めるのは議長である。

議長は討議をうまくまとめ適切な判断で次の議題に進めるようにしたい。

ボルドリッジ女史は次のような劇的な場面を経験した。

出席者の意見が対立し、論争が険悪な様相を呈してきた。

二人の表情には敵意さえ表れ、語気も荒くもう誰も止めようがない。

そのとき議長は突然席を立ち部屋の明かりを消した。

一瞬の暗闇と沈黙が流れ、過熱した論争も沈静。

その後会議は冷静かつ整然と進み、両者は合意点を見い出したそうだ。

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名指揮者と一流オーケストラ

「会議は招集者と出席者がともにいいマナーをもっているとき、初めて成功します。

それは名指揮者と一流オーケストラが一体となって美しい音楽を奏でる光景に似ています」とボルドリッジ女史の意見は詩的だが、そんな音楽を楽しみたいものだ。

会議の成功は指揮する側の采配次第。

予定は早めに告知。

社内なら遅くとも一週間前、社外の人を含めた多人数の会議では4週間から2週間の余裕を持ちたい。

社外の人が参加する場合は金曜日、祝祭日の前日の午後は避ける。

会議には遅れて出席する人が必ずいるものだ。

アメリカではたとえ代表取締役が遅刻しようとも開催時刻には会議を始める会社もある。

遅刻した人は、録音したテープで聞き逃した部分を聞かせてもらうようになっている。

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