相手が理解しやすいように、話の内容を整理して簡潔に話します。
このときメモを作っておけば
相手に伝える場合も、
「用件は三つありまして、一つは・・・、二つ目は・・・、以上三つです」などポイントを伝えることができ、相手もメモを取りやすくなります。
用件を伝えるときは、結論を先に言うことです。
特に日時、金額、名前、場所など重要なことは、はっきり伝え、言い忘れのないように注意をします。
必要な資料を揃えておきます。
必要と思われる資料は、すぐ取り出せるよう話の順序に並べておきます。
相手から用件以外の質問が出ることも考えられます。
その話に必要と予測される資料を揃えておくことが必要です。
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