〈依頼の手紙〉
（１）お願いをする主旨の手紙だから、特に注意して丁重に書く。
「ご多忙中誠に恐れ入りますが」、「お手数をわずらわし恐縮に存じますが」など相手の立場、気持ちを十分に察した表現をする。
（２）依頼する主旨、内容、条件をはっきりと明確に書く。
（３）相手の事情を考慮して、時間的ゆとりをもって発信する。
（４）依頼に対して相手が応じてくれた場合は、必ずお礼状を出す。
〈回答の手紙〉
（１）先方からの依頼または照会に対しては、ただちに内容を調査し回答する。
調査に時間がかかりそうな時は、受け取った旨をとりあえず先に連絡しておく。
（２）回答を書く場合、先方の何の件に関する回答であるかを明確にする。
・先方の文書に発信番号がある場合には、「貴書第○号によりご照会いただきました・・・」と発信番号を明記する。
・発信番号がない場合には、「○月○日付の書簡によるご照会の件につきましては・・・」と日付を明記する。
（３）承諾、拒絶など回答の内容により、それぞれに適した表現を工夫する。
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