■押印
発信者が、発信文書を承認していることを明らかにするため、発信者の印を押す。
あいさつ状など大量に印刷する文書については省略する。
先日は、○○○につき何かとお手数を煩わし恐縮に存じます。
先般○○○の折には、数々ご教示あずかり厚くお礼申しあげます。
・おわびのあいさつ(例)
○○○の件に関し、○○○の件につき、ご照会に接し恐縮に存じます。
再三お手数を煩わし恐縮に存じます。
■主文
適切な敬語を用いて、具体的にはっきりと簡潔に書く。
書き出しは次のようにする。
・さて・・・・さっそくですが・・・
・ついては・・・・ほかでもございませんが・・・・つきましては・・・・このたびは・・・
■末文
主文のまとめとして、主文の内容の徹底を図る。
▼別記
詳細事項、補足事項は、本文に入れるとわかりにくくなるので、「別記」「追記」「添付書類」としてまとめて書く。
・末尾は、「以上」で締めくくる。
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