2016年3月アーカイブ

相手の性格を見極める

新人の性格はじつにさまざまだ。

叱られると「なにくそ!」と余計に頑張る負けん気な人もいれば、「私は駄目な人間だ」と自己嫌悪に陥ってしまう人もいる。

「新人類は軽いノリが好きだ」などという表面的な情報に流されて、どの新人にも軽いノリで接していると、失敗する。

とくにOLの場合は、感情が先に立つ傾向がある。

男性の新人なら何とも思わない態度や行動でも、女性の新人の場合は「あの先輩は馴れ馴れしくてイヤだ」「あの課長は私にだけ厳しい」といった感情的反発につながつていく。

それだけに、新人OLに対しては相手のタイプをわきまえた接し方が大切になる。

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〈依頼の手紙〉
(1)お願いをする主旨の手紙だから、特に注意して丁重に書く。

「ご多忙中誠に恐れ入りますが」、「お手数をわずらわし恐縮に存じますが」など相手の立場、気持ちを十分に察した表現をする。

(2)依頼する主旨、内容、条件をはっきりと明確に書く。

(3)相手の事情を考慮して、時間的ゆとりをもって発信する。

(4)依頼に対して相手が応じてくれた場合は、必ずお礼状を出す。

〈回答の手紙〉
(1)先方からの依頼または照会に対しては、ただちに内容を調査し回答する。

調査に時間がかかりそうな時は、受け取った旨をとりあえず先に連絡しておく。

(2)回答を書く場合、先方の何の件に関する回答であるかを明確にする。

・先方の文書に発信番号がある場合には、「貴書第○号によりご照会いただきました・・・」と発信番号を明記する。

・発信番号がない場合には、「○月○日付の書簡によるご照会の件につきましては・・・」と日付を明記する。

(3)承諾、拒絶など回答の内容により、それぞれに適した表現を工夫する。

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ビジネス文書(押印~末文)

■押印
発信者が、発信文書を承認していることを明らかにするため、発信者の印を押す。

あいさつ状など大量に印刷する文書については省略する。

先日は、○○○につき何かとお手数を煩わし恐縮に存じます。

先般○○○の折には、数々ご教示あずかり厚くお礼申しあげます。

・おわびのあいさつ(例)
○○○の件に関し、○○○の件につき、ご照会に接し恐縮に存じます。

再三お手数を煩わし恐縮に存じます。

■主文
適切な敬語を用いて、具体的にはっきりと簡潔に書く。

書き出しは次のようにする。

・さて・・・・さっそくですが・・・
・ついては・・・・ほかでもございませんが・・・・つきましては・・・・このたびは・・・

■末文
主文のまとめとして、主文の内容の徹底を図る。

▼別記
詳細事項、補足事項は、本文に入れるとわかりにくくなるので、「別記」「追記」「添付書類」としてまとめて書く。

・末尾は、「以上」で締めくくる。

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